YAPI KOOPERATİFLERİNİN İŞ VE İŞLEMLERİNDE UYULACAK ESASLAR, BAŞVURU ŞARTLARI

BAŞVURU İŞLEMLERİ

13.06.2010 tarih ve 27610 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren 5983 sayılı Kanun ile 1163 sayılı Kooperatifler Kanununa eklenen geçici 3 üncü madde ve ayrıca 10/07/2018 tarih ve 30474 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı 1 Nolu Kararname’nin 107/k maddesi ile yapı kooperatiflerinin ve üst birliklerinin kurulması, işleyişi ve denetlenmesine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, kuruluş kayıtlarının ve sicillerinin tutulmasını sağlamak ve uygulamaları denetlemek yetki ve görevleri Bakanlığımız yetkisinde olup bu görevler Bakanlığımızın taşra teşkilatları olan Çevre ve Şehircilik İl Müdürlükleri aracılığı ile yerinden yürütülmektedir.


Bu bağlamda Yapı Kooperatifleri ve üst kuruluşlarının aşağıda belirtilen muhtelif iş ve işlemlerinde idareye (Çevre ve Şehircilik İl Müdürlüğüne) sunacakları başvuru evrakları, ek belgelere ilişkin standart formlar ve uyulması gereken kurallar şunlardır:

BAŞVURU İŞLEMLERİ

13.06.2010 tarih ve 27610 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren 5983 sayılı Kanun ile 1163 sayılı Kooperatifler Kanununa eklenen geçici 3 üncü madde ve ayrıca 10/07/2018 tarih ve 30474 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı 1 Nolu Kararname’nin 107/k maddesi ile yapı kooperatiflerinin ve üst birliklerinin kurulması, işleyişi ve denetlenmesine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, kuruluş kayıtlarının ve sicillerinin tutulmasını sağlamak ve uygulamaları denetlemek yetki ve görevleri Bakanlığımız yetkisinde olup bu görevler Bakanlığımızın taşra teşkilatları olan Çevre ve Şehircilik İl Müdürlükleri aracılığı ile yerinden yürütülmektedir.
Bu bağlamda Yapı Kooperatifleri ve üst kuruluşlarının aşağıda belirtilen muhtelif iş ve işlemlerinde idareye (Çevre ve Şehircilik İl Müdürlüğüne) sunacakları başvuru evrakları, ek belgelere ilişkin standart formlar ve uyulması gereken kurallar şunlardır:
 
A) YAPI KOOPERATİFLERİ VE ÜST KURULUŞLARININ GENEL KURUL TOPLANTILARINDA BAKANLIK TEMSİLCİSİ GÖREVLENDİRİLMESİ
 
1)      Yapı kooperatifleri ve üst kuruluşlarınca, genel kurul toplantıları için başvuru dilekçesi veya e-devlet üzerinden Bakanlık Temsilcisi görevlendirilmesi isteminde bulunulması zorunludur. Temsilci görevlendirilmesi başvurularında;

Ek-1 de yer alan Başvuru Formunun
Çağrı için alınan kararın örneğinin (görev süresi sona ermiş olsa bile kooperatifi temsil ve ilzamla yetkili son yönetim kurulu, denetim kurulu, anasözleşme ile bu hususta yetkili kılınan diğer bir organ veya tasfiye memurları, varsa ortağı olduğu birlik yönetim kurulu kararı ya da kesinleşmiş mahkeme kararı),
Çağrıyı yapanların yetkili olduklarını gösteren belgenin (Başvuru sahipleri, Ticaret Sicil Müdürlüğünden kooperatifi temsile yetkili son yönetim kurulu üyeleri olduklarını gösterir yazı alacaklardır. Ticaret sicil Müdürlüğünce verilecek bu yazıda, başvuru sahiplerinin kooperatifin temsili konusunda yetkili oldukları, yetkilerinin başlangıç tarihi, yetki süreleri dolmuşsa yetkinin bitiş tarihi vb. hususlara yer vereceklerdir. Azlık tarafından çağrı yapılmakta ise çağrı iznini veren kesinleşme şerhli mahkeme kararı),
Toplantı gündeminin,
Vezne alındısının,
 
Genel kurul toplantı tarihinden en az 15 gün önce İl Müdürlüğüne teslim edilmesi gerekmektedir. Başvurunun e-devlet üzerinden yapılması halinde bu belgeler ayrıca basılı ve/veya ıslak imzalı olarak istenmez.
Bakanlık temsilcilerinin her biri için Bakanlıkça belirlenen miktarda ücret maliye veznesine yatırılır, vezne alındısının başvuru formu ekinde Çevre ve Şehircilik İl Müdürlüğüne sunulması gerekmektedir.

2) Kooperatifler Kanununun 47 nci maddesine göre yapılan genel kurul toplantıları için de Bakanlık Temsilcisi görevlendirilmesi hususunda başvuruda bulunulması zorunlu olup, bu tip toplantılar için yapılacak başvurularda 15 günlük süre şartı aranmayacaktır. Ancak bu durumda yönetim kurulu kararı alınması ve müracaat dilekçesinde Genel Kurul Toplantısının 47 nci maddeye göre yapılacağı hususunun belirtilmesi gerekmektedir.
 
3)      Üç yıl üst üste genel kurul yapmadığından Kanunen dağılmış sayılan (münfesih) kooperatiflerce temsilci başvurusunda bulunulursa; toplantı gündeminde münhasıran tasfiye kararı alınmasına dair madde veya faaliyetlerini sürdürdüklerinin ve tasfiye işlemlerine başlamadıklarının mahkeme kararı ya da yeminli mali müşavir/serbest muhasebeci mali müşavir raporu ile belgelenmesi halinde temsilci görevlendirilecektir.
 
4)      Genel kurul toplantı tutanağının, toplantının yapıldığı yerde yazılıp imzalanması zorunlu olup; tutanak toplantı yerinde, genel kurul divanınca düzgün ve okunaklı biçimde yazılacaktır. (Mümkünse bilgisayar ortamında)
 
5)     Tutanakta yanlış yazılan kelime, rakam ve satırlar karalanmaz, okunacak biçimde ortasından tek çizgiyle çizilerek iptal edilir, yanına parantez içinde (çizildi) denilerek doğrusu yazılır. Ay adları, bir ve iki basamaklı sayılar, rakamla değil yazıyla yazılır; tutanakta sonradan ilaveler yapılmasına imkân verebilecek boşluklar bırakılmaz. Tutanağın başlangıç kısmına, genel kurul toplantısının başlama saati ve tutanağın son kısmına da genel kurulun bitiş tarihi ve saati mutlaka yazılır. Toplantı tutanağı EK-3'de yer alan formata uygun olarak hazırlanmalıdır.
 
6)     Tutanakta sırasıyla; giriş bölümü, genel kurulda her bir gündem maddesine ilişkin yapılan açıklamalar ya da alınan kararlar ve tutanağın bitiş bölümü divan başkanınca kâtiplere eşzamanlı olarak yazdırılacak, biri yazdırılıp bitirilmedikçe sonraki bölüm ya da gündem maddesinin görüşülmesine geçilmeyecektir.

7)     Toplantı sonrasında, gündem, taahhütlü davet mektubu listesi ve/veya elden imza karşılığı teslim listesi, varsa gazete ilanı, toplantı tutanağı, yönetim kurulu yıllık çalışma raporu, denetim kurulu raporu, genel kurula katılan ortaklarca imzalanmış hazirun listesi, bilanço, gelir-gider tablosu ve genel durum bildirim formu, e-kooperatif tebliğ formu, temsilci tarafından hazırlanan rapordan birer adet olmak üzere, Bakanlık temsilcisine teslim edilecektir.
 
8)    Yönetim kurulunca hazırlanacak yıllık çalışma raporları ile denetim kurulunca hazırlanacak raporların, 11/6/2008 tarih ve 26903 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Kooperatifler ve Üst Kuruluşları Yönetim Kurulu Üyelerinin Genel Kurul Toplantılarına Sunacakları Yönetim Kurulu Yıllık Çalışma Raporunun Usul ve Esaslarına İlişkin Tebliğ” ile “Kooperatifler ve Üst Kuruluşları Denetim Kurulu Üyelerinin Genel Kurul Toplantılarına Sunacakları Denetim Kurulu Raporunun Usul ve Esaslarına İlişkin Tebliğ” hükümlerine uygun olarak düzenlenir.

Bu Tebliğlerdeki esaslara uygun olarak düzenlenmeyen raporlar, genel kurul toplantılarında görüşülemez. Görüşülmesi halinde görevli temsilcilerce toplantı tutanağına gerekli şerh düşülür.
 
EKLER:
EK-1) Başvuru sırasında kullanılacak yazı örneği (2 sayfa)
EK-2) Temsilci görevlendirilmesi bildirim yazısı (1 sayfa)
EK-3) Genel kurul toplantı tutanağı formatı (3 sayfa)
EK-4) Bakanlık Temsilcisi raporu (1 sayfa)
EK-5) Kooperatif ve üst kuruluşları genel durum bildirim formu (2 sayfa)
EK-6) Bakanlık Temsilcisi Konuşma Metni (1 sayfa)
EK-7) e-kooperatif Tebliğ Formu
EK-8) Yönetim Kurulu yıllık çalışma raporu (11.06.2008 tarih ve 26903 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Kooperatifler Ve Üst Kuruluşları Yönetim Kurulu Üyelerinin Genel Kurul Toplantılarına Sunacakları Yönetim Kurulu Yıllık Çalışma Raporunun Usul Ve Esaslarına İlişkin Tebliğ” hükümlerine uygun) (5 sayfa)
EK-9) Denetim Kurulu raporu (11.06.2008 tarih ve 26903 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Kooperatifler Ve Üst Kuruluşları Denetim Kurulu Üyelerinin Genel Kurul Toplantılarına Sunacakları Denetim Kurulu Raporunun Usul Ve Esaslarına İlişkin Tebliğ” hükümlerine uygun) (5 sayfa)
EK-10) Mal Durumu bildirim formu (2 sayfa)
 
 
B) YAPI KOOPERATİFLERİNİN KURULUŞU - İZİN VERME, TESCİL VE İLAN:

Yapı Kooperatifleri, Kooperatifler Kanunu’nun 3 üncü ve 4 üncü maddesinde belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde Çevre ve Şehircilik İl Müdürlüklerine iletilen Örnek Anasözleşmenin onaylanması ve kuruluşa izin verilmesini müteakip, kooperatif merkezinin bulunduğu yerin ticaret siciline tescil ve ilan olunması ile tüzel kişilik kazanır. Örnek Anasözleşmelerden farklı hükümler içeren anasözleşmelere ilişkin Yapı Kooperatif kuruluş işlemleri Bakanlığımızca gerçekleştirilir.
Yapı Kooperatiflerinin (Konut Yapı Kooperatifi, Toplu İşyeri Yapı Kooperatifi, Küçük İhtisas Sanayi Sitesi Yapı Kooperatifi, Karma Sanayi Sitesi Yapı Kooperatifi) ve Kooperatifler Kanunu’nun 72 nci maddesine göre kurulan Yapı Kooperatifi Birliklerinin örnek anasözleşmelerinin onaylanması için yapılacak işlemler:

Kuruluş için kooperatif anasözleşmesi Ticaret Bakanlığının Merkezi Sicil Kayıt Sisteminde (MERSİS) düzenlenerek bu sistem üzerinden Ticaret Sicil Müdürlüğüne gönderilir. 6 adet anasözleşme Ticaret Sicil Müdürlüğünde yetkilendirilmiş personel huzurunda kurucu ortaklarca imzalanır. Kuruluş talebini içeren başvuru ve gerekli diğer belgeler ile Müdürlüğe doğrudan veya e-devlet yoluyla elektronik ortam üzerinden müracaat edilir.
Türler itibariyle başvuru ekinde;
a) Konut Yapı Kooperatifi, Toplu İşyeri Yapı Kooperatifi ve Yapı Kooperatifleri Birlikleri için:
1) Her sayfasının kurucular (en az yedi kurucu ortak) tarafından imzalanmış 2 adet Ticaret Sicil Müdürlüğünce onaylı, 4 adet Ticaret Sicil Müdürlüğünce tasdikli 6 adet kooperatif anasözleşmesinin olması,
- Anasözleşmesinin unvan, merkez, süre ve ilk genel kurul toplantısına kadar görev yapacak yönetim ve denetim kurul üyeleri ile ilgili bölümlerin doldurulmuş olması,
- Anasözleşmesinin sermaye ve paylarla ilgili 7 inci ve 8 inci maddelerindeki boş kısımların kurucu ortak sayısına bağlı olarak doldurulmuş olması,
- Anasözleşmelerin son sayfasında yer alan ve kurucularla ilgili bölümde; kurucuların adı ve soyadı, (tüzel kişiler için unvan) T.C. Kimlik Numarası (tüzel kişiler için sicil numarası), tabiiyet, ikametgah adresleri ile imza bölümlerinin bulunduğu kısımların ve her ortağın taahhüt etmeye zorunlu olduğu Sermaye Taahhüdü ile Ödediği Sermaye miktarının anasözleşmesinin Sermaye ve Paylarla ilgili 7 nci ve 8 inci maddelerine uygun olarak doldurulmuş olması,
- Seçilen unvana ilişkin olarak; kooperatif ve üst kuruluşlarının unvanlarında kamu kurum ve kuruluşlarının isimlerine yer verilmemesi, kooperatife seçilecek unvanın, kooperatifin türü ve amacına uygun olması, üçüncü şahıslarda yanlış bir kanaatin oluşmasına sebebiyet verecek nitelikte ve mükerrer olmaması,
"Türk", "Türkiye", "Cumhuriyet", "Milli" kelimelerinin bir ticaret unvanına ancak Cumhurbaşkanlığı kararı ile konulabileceği hususunun göz önünde bulundurulması,
Bakanlığımız e-kooperatif Yapı Kooperatifleri Sisteminden ve Ticaret Bakanlığının Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (MERSİS) üzerinden unvan sorgulaması işleminin yapılması neticesinde aynı unvan ile kurulmuş aynı tür yapı kooperatifi bulunmadığının kontrol edilmesi,
2) Kooperatifin/Birliğin kuruluş sermayesinin en az ¼’ünün, 19.10.2005 tarihli ve 5411 sayılı Bankacılık Kanununa bağlı bir bankada, kurulmakta olan kooperatif/birlik adına açılacak özel bir hesaba, sadece kooperatifin/birliğin kullanabileceği şekilde yatırıldığını gösteren banka dekontu,
3) Yapı Kooperatifleri Birliklerinin kuruluşunda, Kooperatif Birliği Kurucularının en az 50 pay taahhüt etmiş olması kooperatif birliği kurulmasına ilişkin en az 7 kooperatif tarafından alınan genel kurul kararlarının sunulması,
b) Sanayi Sitesi Yapı Kooperatifleri (Karma ve İhtisas SSYK) için:
1) a bendinin 1 ve 2. alt bentlerinde sayılan belgeler,
2) İmalat ve tamirata ilişkin “Esnaf ve Sanatkar Meslek Kolları”ndan birinde faaliyet gösterildiğine ilişkin ilgili oda kayıt belgesi,
3) İlgili Vergi Dairesinden alınacak vergi mükellefiyet belgesi,
4) Şirketlerin Sanayi Sitesi Yapı Kooperatiflerine ortak olması durumunda; sanayi sitesindeki işyerinde, “Esnaf ve Sanatkar Meslek Kolları”ndan imalat ve/veya tamirat işlerinden birinin icra edileceğine ilişkin, icra edilecek meslek kolunun ismi de bulunan noterlikçe onaylı taahhütname.
5) “Esnaf ve Sanatkar Meslek Kolları”ndan imalat ve/veya tamirat işlerinden birine mensup bir işyerinde, mühendis, mimar, tekniker, Endüstri Meslek Lisesi (Sanat Okulu) mezunu veya ustalık belgesi sahibi olarak çalışanların diploma ve ustalık belgeleri ile 4. seviye ve üstü mesleki yeterlilik belgesi sahibi olarak çalışanların yeterlilik belgesi ve bu kişilerin ortaklığa kabulü için başvuru tarihinden geriye doğru ve asgari olarak 360 gün sigorta primi ödemelerine ait belgelerin Müdürlüğe sunulması,
gerekmektedir.

 
EKLER:
EK-11) Konut Yapı Kooperatifi Örnek Anasözleşmesi (28 sayfa)
EK-12) Toplu İş Yeri Yapı Kooperatifi Örnek Anasözleşmesi (27 sayfa)
EK-13) İhtisas Sanayi Sitesi Yapı Kooperatifi Örnek Anasözleşmesi (29 sayfa)
EK-14) Karma Sanayi Sitesi Yapı Kooperatifi Örnek Anasözleşmesi (29 sayfa)
EK-15) Yapı Kooperatifleri Birliği Örnek Anasözleşmesi (23 sayfa)

  
C) ANASÖZLEŞME DEĞİŞİKLİKLERİ:
 
1163 Sayılı Kooperatifler Kanunu’nun 3 üncü maddesinin son fıkrasında belirtilen “Anasözleşme değişiklikleri de Kuruluştaki usullere bağlıdır” hükmü uyarınca Yapı Kooperatiflerinin anasözleşmelerinde unvan, süre, merkez ve sermaye değişikliğine ilişkin işlemler kooperatifin merkezinin bulunduğu Çevre ve Şehircilik İl Müdürlükleri tarafından yapılır. Sanayi Sitesi Yapı Kooperatiflerinin merkez değişiklikleri gerçekleştirilmez. Yukarıda sayılan hükümleri dışında kalan anasözleşme değişiklikleri ise Bakanlığımız tarafından gerçekleştirilir. 
1) Anasözleşme değişiklikleri için Çevre ve Şehircilik İl Müdürlüğüne doğrudan veya e-devlete başvuru yoluyla elektronik ortam üzerinden müracaat edilir.
Başvuru ekinde;
a) Değiştirilmesi düşünülen maddenin eski ve yeni şeklinin karşılıklı olarak altı nüsha halinde yazılmış ve yönetim kurulunca imzalanmış metni (EK-16)
b) Anasözleşme değişikliğinin gerekçesini içeren yönetim kurulu kararı örneği ve Karar defteri açılış sayfası (İlgili madde değişikliklerinin belirtilmiş olması gerekmektedir),
c) Kooperatifin kuruluş ilanının yayımlandığı Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinin bir örneği, varsa anasözleşme değişliklerini içeren Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi örnekleri,
ç) Ticaret Sicil Müdürlüğünden alınmış yönetim kurulu yetki belgesi,
d) Yönetim kuruluna ait noter onaylı imza sirkülerinin bir örneği,
e) Kooperatife ait yürürlükteki anasözleşmenin bir örneği,
f) Kooperatife ait güncel bilgileri içerir bir adet bilgi formu, (Ek-5)
2) Anasözleşmede belirlenen faaliyet süreleri sona ermiş olmasına rağmen zamanında süre uzatımı yapmayan, ancak faaliyetine devam eden kooperatiflerin, faaliyetlerini sürdürdüklerini ve tasfiye işlemlerine başlamadıklarını mahkemece atanmış bilirkişi raporu veya yeminli mali müşavir raporu veyahut serbest muhasebeci mali müşavir raporu ile belgelemeleri gerekmektedir.
3) Anasözleşmede belirlenen faaliyet süreleri sona ermiş olan tasfiye halindeki kooperatiflerin faaliyetleri tasfiye amacıyla sınırlı bulunduğundan, bu kooperatiflerin süre uzatımına ilişkin talepleri faaliyetlerini sürdürdüklerine dair herhangi bir rapor aranmadan karşılanır. 
 
EKLER:
EK-16) Anasözleşme Değişikliği İçin Hazırlanacak Tasarı Örneği (1 sayfa)

D)  YAPI KOOPERATİFLERİ ELEKTRONİK SİSTEMİ (E-KOOPERATİF):

Bakanlığımızın sorumluluğu altında bulunan yapı kooperatiflerine ait veriler Bakanlığımızca yürütülmekte olan (e-kooperatif) Yapı Kooperatifleri Yazılım Sistemi içerisinde arşivlenmekte olup, Sistemin kooperatif panelinde yer alan “Ortaklar Cetveli”, “Gayrimenkul” ve “Mali Durum” sekmelerinde yer alan bilgilerin girişi ve güncellenmesinden Bakanlığımızca 17.11.2016 tarih ve 29891 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Yapı Kooperatiflerine Ait Bilgilerin Elektronik Ortamda Kaydına Dair Tebliğ gereğince, kooperatif ve üst kuruluşların yönetim kurulu üyeleri sorumlu olup, bunlar dışında yer alan tüm verilerin girişi ve güncellenmesi Çevre ve Şehircilik İl Müdürlüklerince gerçekleştirilmektedir.

EK-17) Yapı Kooperatiflerine Ait Bilgilerin Elektronik Ortamda Kaydına Dair Tebliğ (1 sayfa)